Come gestire in modo efficace il proprio tempo é un qualcosa che riguarda noi tutti.
Esistono metodi comprovati, meccanismi che rendono efficiente il proprio lavoro.
Troverete libri a non finire ed articoli che vi spiegheranno la tecnica del pomodoro, il metodo GTD e via discorrendo.
Partiamo dal fatto che questi metodi funzionano e ci rendono sicuramente più efficienti e quindi più produttivi (anche se si potrebbe aprire un mondo riguardo al concetto di produttività).
C’é però una cosa fondamentale da cui partono, ossia il principio per cui la nostra concentrazione sia al massimo, per l’arco temporale di lavoro (che siano i 25 minuti del metodo del pomodoro o altro).
Questo purtroppo, al mondo d’oggi, non é così scontato.
Secondo alcuni recenti studi
Controlliamo i nostri telefoni, di solito ogni 12 minuti.
Se ti trovi in un ambiente di lavoro hai un’alta probabilità di essere distratto ogni 5-7 minuti, o addirittura più frequentemente.
Il problema più grande non è solo essere interrotto, ma il prezzo dell’interruzione.
Secondo uno studio dell’Università della California,
Ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare all’attività
Rileggete attentamente la citazione sopra e considerate questo:
Se ognuno di noi, in media, impiega 23 minuti per tornare alla giusta focalizzazione sul compito, e veniamo interrotti ogni – diciamo – 8 minuti, significa che, in realtà, non siamo mai veramente concentrati su ciò che siamo facendo.
Ora, provate a riflettere sulla vostra esperienza personale e professionale e provate a riflettere se vi ritrovate in una delle seguenti situazioni:
- Quante volte hai perso l’argomento mentre eri in una riunione perché hai iniziato a controllare i tuoi telefoni (si perché ormai ne abbiamo pure più di uno) o la tua posta elettronica?
- Quante volte hai dovuto ripetere qualcosa che stavi dicendo durante una riunione del team perché le persone portavano i loro laptop e continuavano a lavorare su qualcos’altro?
- Quante volte avete ricevuto una mail dal collega di fronte a voi, durante un incontro con altre persone, o peggio, mentre eravate solo voi due nella stanza?
- Quante volte hai dovuto controllare il prezzo di quel “simpatico gadget” che hai visto la mattina, perché il “prezzo speciale” stava per finire?
- Quante volte sei stato distratto dalla notifica sul telefono della chat di gruppo?
La verità è che perdiamo un sacco di tempo e di concentrazione: alcune di queste distrazioni sono legate alle altre persone, altre sono solo colpa nostra.
Pensare di essere “colpevoli” di sprecare la nostra concentrazione è sorprendente, perché significa che possiamo effettivamente avere un enorme impatto nel risolvere questo problema.
Questo significa che se vogliamo essere veramente produttivi, prima ancora di iniziare ad applicare un qualunque dei metodi di gestione del tempo, dobbiamo eliminare tutte le distrazioni possibili.
Ecco alcuni suggerimenti per eliminare le distrazioni più comuni e, quindi, gestire meglio il proprio tempo:
- Rimuovi dal telefono le app dei social network (OPPURE, se proprio non puoi farlo, almeno, disattiva le notifiche)
- Metti il tuo telefono in modalità silenziosa, nessuna vibrazione, eventualmente inserisci nella whitelist solo i numeri a cui pensi di dover rispondere (ovviamente se sei un venditore sicuramente questo non si applica a te)
- Non portare mai il telefono durante la riunione
- Non portare mai il tuo laptop durante la riunione, ma se necessario, spegni la connessione wifi
- Chiedi a tutti gli altri in una riunione di fare lo stesso, le riunioni di solito fanno perdere molto tempo a causa della disattenzione dei partecipanti
- Rimuovi qualsiasi notifica di messaggistica istantanea dal desktop, quel piccolo messaggio appiccicoso nell’angolo in alto a destra è un virus per la tua mente.
Una volta rimosse molte delle distrazioni, allora possiamo iniziare a parlare di come gestire in modo efficace il proprio tempo, ma questo lo vedremo in un altro articolo.
