Molti clienti ci chiedono come risolvere specifici problemi. In questo, possiamo senz’altro considerarci degli “esperti”, ma siamo pur sempre consapevoli che ogni caso è diverso dall’altro. Ciò che quotidianamente cerchiamo di trasmettere ai nostri interlocutori è che, prima di risolvere praticamente un problema, è indispensabile predisporsi al cambiamento. Sembrerebbe un semplice gioco di parole, peraltro non così originale, ma, grazie ad una lunga esperienza maturata sul campo, abbiamo capito che “avere un metodo” è una condizione imprescindibile per affrontare il mercato. Il consiglio è sempre quello di affrontare i problemi con il giusto approccio, piuttosto che cercare di schivarli in maniera sistematica ed ossessiva. I problemi (e la loro eventuale e successiva risoluzione) sono, infatti, alla base del successo. Tra i diversi metodi di pianificazione che utilizziamo ogni giorno, a volte, anche inconsapevolmente, ce n’è uno che ci sta particolarmente a cuore: il metodo PDCA. Chi conosce la storia di Toyota saprà senz’altro di cosa vi sto per parlare.
Cos’è il metodo PDCA?
Noto anche come ciclo di Deming o ciclo di Shewhart, il metodo PDCA (Plan-Do-Check-Act) è uno strumento fondamentale per il miglioramento continuo e la gestione della qualità nelle organizzazioni. Questo approccio ciclico e iterativo offre, infatti, un framework sistematico per affrontare problemi, implementare cambiamenti e ottimizzare processi. Il ciclo PDCA fu inizialmente sviluppato da Walter Shewhart negli anni ’20, ma fu reso popolare da W. Edwards Deming solo trenta anni più tardi (negli anni ’50). Deming lo introdusse in Giappone durante la ricostruzione post-bellica, dove divenne un pilastro fondamentale del sistema di produzione Toyota. La sua struttura ciclica promuove un approccio iterativo e basato sui dati, che può portare a significativi miglioramenti nelle prestazioni organizzative, ma, per essere davvero efficace, richiede impegno, disciplina ed una cultura organizzativa che valorizzi l’apprendimento continuo e l’innovazione.
PDCA: Plan-Do-Check-Act
Come potrete senz’altro immaginare, il ciclo PDCA si compone di quattro distinte fasi, ciascuna delle quali, rappresenta un tassello fondamentale per affrontare – con “metodo” – gli eventuali problemi che ci si dovessero presentare davanti.
Plan (Pianificare)
La fase di pianificazione rappresenta le fondamenta di tutto il ciclo PDCA. In questa fase del processo, si identificano e si analizzano i problemi o le eventuali opportunità di miglioramento, stabilendo quali sono gli obiettivi e sviluppando specifici piani d’azione. Il tutto si realizza attraverso una definizione chiara del problema da risolvere o dell’opportunità da cogliere, identificando le cause del primo e stabilendo obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporalmente definiti (SMART) per quanto riguarda la seconda. In funzione dell’insieme delle informazioni raccolte, si sviluppa, poi, un dettagliato piano d’azione.
Do (Fare)
La seconda fase del ciclo consiste nell’implementazione del piano precedentemente sviluppato. Prima di una implementazione su larga scala, è importante testarla su piccola scala, quando possibile, per verificare l’efficacia complessiva delle soluzioni proposte. Si procede, quindi, con l’implementazione delle diverse azioni del piano, documentando ogni singolo passaggio, raccogliendo i relativi dati (ci serviranno successivamente), formando il personale coinvolto e monitorando l’intero processo al fine di individuare eventuali problemi imprevisti.
Check (Verificare)
La fase di verifica è probabilmente lo step più importante dell’intero processo, in quanto ci consente di valutare obiettivamente l’efficacia delle azioni implementate (i dati non mentono mai!). In pratica, si analizzano i dati raccolti durante la fase “Do” e si confrontano con gli obiettivi pianificati nella prima fase del ciclo (“Plan”). Una approfondita analisi dei dati raccolti ci consentirà di identificare eventuali deviazioni o effetti indesiderati e, soprattutto, di stabilire se il piano ha avuto successo oppure se fossero necessari ulteriori aggiustamenti.
Act (Agire)
Siamo finalmente giunti all’ultima fase del ciclo. Qualcuno potrebbe chiedersi che differenze vi siano fra la fase “Do” e quella “Act”. Non si può passare all’azione senza aver prima analizzato criticamente l’efficacia di una prima implementazione del piano. Basandosi sui risultati della fase di verifica (“Check”), la fase “Act” implica l’adozione di decisioni sui prossimi passi. Se il piano avesse avuto successo, si procede alla sua standardizzazione ed implementazione su larga scala. Se, invece, i risultati non dovessero essere soddisfacenti, si avvia un nuovo ciclo PDCA con modifiche, anche rilevanti, al piano originale.
Conclusioni
Pur essendo un “semplice” metodo, il ciclo di PDCA favorisce un approccio iterativo alla risoluzione dei problemi. Molte delle criticità potenziali che dovessero presentarsi possono, ovviamente, essere previste in partenza, ma solo affrontando problemi reali saremo veramente in grado di registrare miglioramenti incrementali nel tempo. Chi ci conosce, sa perfettamente che uno dei nostri “mantra” è sempre stato: “ogni problema è diverso dall’altro”. Insomma, per poterlo risolvere efficacemente, bisogna conoscerlo ed affrontarlo. Le nostre strategie di business sono un mix (a nostro avviso, perfetto!) fra pianificazione ed empirismo, perché non ci sono mai piaciute le preconfezionate soluzioni “chiavi in mano”. Il metodo PDCA ci piace in maniera particolare perché consente di prendere decisioni basate sui dati, piuttosto che su intuizioni o supposizioni, oltreché favorire una collaborazione costante di tutto il team coinvolto.
Sembrerebbe tutto “rose e fiori”, ma purtroppo non è esattamente così. L’implementazione rigorosa del metodo PDCA richiede tempo e risorse significative. A volte, la qualità dei dati a disposizione potrebbe non essere sufficiente oppure, in scenari mediamente complessi, potrebbe essere molto sfidante isolare le variabili di un problema e determinarne le cause. Insomma, sebbene l’implementazione del ciclo PDCA in azienda possa senz’altro trasformare le modalità in cui un’organizzazione affronta le proprie sfide, incoraggiando un approccio sistematico al problem-solving, è necessaria molta disciplina e, soprattutto, una capacità di adattamento davvero fuori dal comune. La buona notizia è che il metodo PDCA fornisce un framework collaudato per coltivare queste capacità, consentendo alle organizzazioni di rimanere sempre competitive.
