Fare lavori ripetitivi
Vi siete mai chiesti quale elemento può ridurre sensibilmente la qualità complessiva della proposta di valore del vostro business? La risposta è semplice: fare lavori ripetitivi. Eppure, una soluzione ci sarebbe: automatizzare i processi manuali.
In ogni azienda, indipendentemente dalla sue dimensioni, ci sono senz’altro molti collaboratori che ripetono, quasi ossessivamente, la stessa sequenza di operazioni ogni giorno. Al di là delle motivazioni, che possono essere di natura culturale oppure tecnologica, questo approccio, nella maggior parte dei casi, non porta a benefici, sia in termini di efficacia che di efficienza.
Processi manuali vs processi automatici
Quali sono i principali svantaggi dei processi manuali ripetitivi? Sono, fondamentalmente, quattro:
- Rappresentano un costo fisso e costante nel tempo;
- Non consentono di accrescere l’esperienza di chi li svolge;
- Sono spesso soggetti ad errori umani;
- Non sono ottimizzabili in termini di tempo e costi.
A questi, ovviamente, si aggiunge anche un altro fattore, più trasversale e di natura relazionale: nel caso in cui si fosse riusciti a trovare una soluzione più semplice ed automatizzata per sostituirli, dover affrontare il risentimento di chi ha gestito questi processi manuali ripetitivi per molto tempo. Cosa non da poco e, senz’altro, da non sottovalutare.
Lasciamo che siano le persone ad occuparsi dei processi creativi
Nell’ambito del Business Online, ovviamente, esistono lavori, più o meno, creativi.
Creare un nuovo sito web per attrarre nuovi clienti è un’attività piacevole e divertente. Raccogliere ed uniformare i dati provenienti da vari tool per analizzare le performance del nostro sito web, senz’altro, un po’ meno.
Tranne rare eccezioni, nessuno ama particolarmente scaricare file csv e fare copia e incolla di intere colonne su un foglio Excel per creare un grafico a linee o a barre. Semmai aveste risorse del genere in azienda, tenetevele strette!
Siamo sinceri: l’unica persona davvero soddisfatta sarà il destinatario di quel file, soprattutto perché non avrà dovuto fare un “lavoro da scimmia ammaestrata” per crearlo.
Questo è un tipico esempio di processo manuale, che, però, può essere potenzialmente automatizzato. Di qui, nasce il grande successo registrato negli ultimi anni da una serie di tool statistici e di Business Intelligence per creare grafici interattivi.
È pur vero, però, che esistono anche alcuni processi manuali, come, ad esempio, la ricerca delle keyword per gli annunci pubblicitari, per i quali, non è consigliabile una completa automazione. In questi casi, è molto più opportuno automatizzarli solo in parte, consentendo al proprio collega di dedicarsi maggiormente alla parte più creativa e produttiva dell’attività.
Questo permetterebbe di avere più tempo a propria disposizione per lo sviluppo e la ricerca di nuove opportunità di business, cosa che, a sua volta, genererebbe, inevitabilmente, un progressivo incremento della qualità dei propri prodotti aziendali, dell’esperienza e, soprattutto, del coinvolgimento delle persone, che, da passivi, si trasformerebbero in soggetti attivi.
Sintetizzando: se per completare un determinato task non c’è bisogno di un controllo diverso da quello formale o di una attività di natura creativa, allora quel processo potrà essere automatizzato in toto o in parte.
Individuare i processi che fanno perdere più tempo
Il modo più semplice per capire quali processi possono essere automatizzati è prendere del tempo per parlare con i propri colleghi e collaboratori.
Al netto di questioni personali e/o sociali, che sono comunque rilevanti (ma che ci porterebbero fuori tema), facendo in questo modo, sarà possibile creare facilmente un elenco delle attività ripetitive all’interno della propria organizzazione.
Dividete le attività in due gruppi distinti
- Attività senza interazione, ovvero le attività gestite da una sola persona
- Attività con interazione, ovvero le attività che prevedono comunicazione, confronto ed analisi fra più persone.
Focalizzandosi sul primo gruppo, ponetevi queste domande:
- Questo processo deve essere gestito necessariamente da una sola persona?
- Questo processo deve essere gestito da una sola persona per tutta la sua durata?
- È possibile utilizzare un software che garantisca a questa persona il raggiungimento del medesimo risultato (o parte di esso)?
Determinare la sequenza dei processi
Dopo aver risposto alle precedenti domande, avrete senz’altro una descrizione più chiara e realistica di ogni singolo processo, condizione imprescindibile, questa, per capire cosa automatizzare.
Il passo successivo è mettere in fila tutti i singoli task di ogni processo. Anche in questo caso può esserci d’aiuto, schematizzare:
- È una sequenza di operazioni che dipende dal tempo o dai dati?
- Il processo prevede una lavorazione successiva dei dati?
- Ci sono attività che devono essere eseguite in funzione dei valori restituiti dai dati?
- La persona che si occupa di queste attività è insostituibile?
Anche in questo caso, rispondendo onestamente alla suddetta lista di domande, saremo in grado di capire se i processi devono essere rivisti e, soprattutto, in che modo ottimizzare il contributo del responsabile del processo.
Vuoi sapere come automatizzare i processi manuali della tua azienda? Vuoi sapere come possono essere velocizzati i processi che ti fanno perdere più tempo? Contattaci per maggiori informazioni!
